Intelligent Webs, s.r.o.

Ochrana osobních údajů

I. Základní ustanovení

  1. Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), je Intelligent Webs, s.r.o., IČ 07183496, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10 (dále jen „správce“).
  2. Kontaktní údaje správce jsou: support@intelligentwebs.com.
  3. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, zejména jméno, příjmení, e-mail, telefon, fakturační údaje, identifikátory účtů, technické identifikátory, IP adresa, obsah komunikace nebo jiné údaje, které mohou vést k identifikaci konkrétní osoby.
  4. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

II. Zákonné důvody zpracování osobních údajů

  1. Osobní údaje zpracováváme zejména z těchto zákonných důvodů:
    • plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR,
    • splnění právních povinností, zejména účetních a daňových povinností, podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR,
    • oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména ochrana právních nároků, evidence obchodní a projektové komunikace, technická bezpečnost služeb, prevence zneužití a přiměřený rozvoj a zlepšování poskytovaných služeb,
    • souhlas subjektu údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, pokud je pro daný účel vyžadován, zejména u vybraných marketingových aktivit.
  2. Nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

III. Účel zpracování, kategorie údajů, zdroje a příjemci

Účel Zákonný důvod Typické údaje Zdroj údajů Typičtí příjemci / zpracovatelé
Vyřízení poptávky, objednávky, uzavření a plnění smlouvy Plnění smlouvy, opatření před uzavřením smlouvy Jméno, příjmení, e-mail, telefon, firma, IČ, DIČ, fakturační údaje, obsah komunikace Kontaktní formulář, e-mail, telefon, objednávka, osobní jednání E-mailové služby, webhosting, interní systém, účetní a administrativní služby
Vývoj, správa, servis a provoz webů, aplikací, e-shopů, iW CMS a souvisejících projektů Plnění smlouvy, oprávněný zájem, případně zpracování pro klienta podle smlouvy Kontaktní osoby klienta, projektová dokumentace, požadavky, servisní tickety, technické konfigurace, přístupy předané klientem, provozní informace a data nezbytná pro řešení úkolu Klient, uživatelé klienta, interní projektová evidence, provozní systémy Hostingové a cloudové služby, subdodavatelé zapojení do projektu, nástroje pro správu projektu, repozitáře, zálohovací a bezpečnostní služby
Fakturace, účetnictví a plnění daňových povinností Právní povinnost, plnění smlouvy Identifikační a fakturační údaje, údaje o objednávce, smlouvě, platbě, daňové a účetní doklady Objednávky, smlouvy, fakturační a účetní systémy, bankovní výpisy Účetní, daňoví a právní poradci, orgány veřejné moci, poskytovatelé účetních a bankovních služeb
Technické zabezpečení, provoz, zálohování a ochrana klientských dat Oprávněný zájem, plnění smlouvy, právní povinnost IP adresa, čas přístupu, logy, uživatelské identifikátory, informace o zařízení/prohlížeči, bezpečnostní záznamy, zálohy v nezbytném rozsahu Webové stránky, aplikace, servery, CMS, bezpečnostní a monitorovací systémy Webhosting, cloud, monitoring, zálohovací služby, bezpečnostní nástroje, technická podpora
Marketingová komunikace a informování o službách Souhlas nebo oprávněný zájem v rozsahu povoleném právními předpisy Jméno, e-mail, firma, historie komunikace, údaje o projeveném zájmu Formulář, objednávka, obchodní komunikace, přihlášení k odběru Mailingové služby, CRM, analytické a marketingové nástroje

IV. Doba uchovávání údajů

  1. Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, a dále po dobu, po kterou nám uchování ukládá právní předpis nebo po kterou je přiměřeně nezbytné pro ochranu našich práv, práv klienta nebo třetích osob.
  2. Pro jednotlivé okruhy údajů používáme zejména následující lhůty:
    • Poptávky a před-smluvní komunikace: po dobu jednání o službě a následně zpravidla nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy nebo nevznikne jiný legitimní důvod pro delší uchování.
    • Smluvní, obchodní a projektová komunikace: po dobu trvání smlouvy, vývoje, provozu, podpory nebo servisu projektu a následně zpravidla po dobu nezbytnou k doložení průběhu spolupráce, předání díla, změnových požadavků, reklamací, servisních zásahů a ochrany právních nároků. Pokud jsou tyto údaje součástí účetních, daňových nebo právně významných dokladů, mohou být uchovávány po dobu stanovenou pro tyto doklady, nejdéle však zpravidla 10 let, pokud zvláštní právní předpis nebo konkrétní spor nevyžaduje delší dobu.
    • Účetní a daňové doklady: účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let od konce příslušného účetního období; běžné účetní doklady a účetní záznamy zpravidla po dobu 5 let, pokud zvláštní právní předpis nevyžaduje delší dobu. Daňové doklady k DPH uchováváme po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
    • Data zpracovávaná pro klienta v rámci vývoje, servisu nebo provozu projektu: zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro splnění smlouvy a podle pokynů klienta. Po ukončení spolupráce nebo po splnění konkrétního úkolu jsou tato data podle dohody s klientem vrácena, vymazána, anonymizována nebo ponechána jen v technických zálohách po omezenou dobu nezbytnou pro obnovu a bezpečnost provozu, pokud smlouva nestanoví jinak.
    • Zálohy a provozní logy: uchováváme po technicky nezbytnou dobu podle nastavení konkrétní služby, obvykle v řádu dnů až měsíců. Bezpečnostní logy a záznamy o incidentech mohou být uchovány déle, typicky až 24 měsíců, pokud je to nezbytné pro ochranu systémů, vyšetření incidentu, obhajobu právních nároků nebo splnění zákonné povinnosti.
    • Marketingové údaje: po dobu trvání souhlasu nebo do odhlášení odběru či vznesení námitky. Záznam o odhlášení nebo námitce můžeme uchovat v nezbytném rozsahu, abychom prokázali, že další marketing nemá být zasílán.
  3. Po uplynutí příslušné doby uchování osobní údaje vymažeme, anonymizujeme nebo bezpečně omezíme jejich další zpracování, pokud jejich další uchování nevyžaduje právní předpis, probíhající spor, kontrola, audit, bezpečnostní incident nebo jiný oprávněný důvod.

V. Postavení při práci s klientskými daty

  1. Při poskytování služeb vývoje, údržby, hostingu, technické podpory, správy aplikací, e-shopů, CMS a souvisejících IT služeb může správce zpracovávat osobní údaje, které mu předá klient nebo které se nacházejí v systémech klienta. V takovém případě správce zpravidla vystupuje jako zpracovatel osobních údajů a klient jako správce osobních údajů.
  2. Klient určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů ve svých systémech. Správce tato data nepoužívá pro vlastní marketing, nepředává je třetím osobám mimo rozsah smlouvy a zpracovává je pouze v rozsahu nezbytném pro splnění sjednaných služeb, bezpečnost, provoz, servis nebo zákonnou povinnost.
  3. Pokud je to vzhledem k povaze spolupráce potřeba, uzavírá se s klientem samostatná zpracovatelská smlouva nebo zpracovatelská doložka, která upraví zejména rozsah zpracování, dobu zpracování, typy údajů, kategorii subjektů údajů, zapojené subdodavatele, bezpečnostní opatření a postup při ukončení spolupráce.

VI. Příjemci osobních údajů a subdodavatelé

  1. Příjemci osobních údajů mohou být osoby a služby zajišťující webhosting, cloudovou infrastrukturu, e-mailové služby, interní systémy, projektové a ticketovací nástroje, repozitáře, zálohování, monitoring, bezpečnostní služby, účetní, daňové a právní služby, platební a bankovní služby a další subdodavatelé zapojení do konkrétního projektu.
  2. Osobní údaje mohou být předány také orgánům veřejné moci, pokud tak ukládá právní předpis nebo je to nezbytné pro ochranu právních nároků.
  3. Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetí země mimo Evropskou unii nebo mezinárodní organizaci, pokud to není nezbytné pro použití konkrétní služby a pokud nejsou zajištěny odpovídající právní záruky podle GDPR.

VII. Vaše práva

Za podmínek stanovených v GDPR máte zejména:

Svá práva můžete uplatnit elektronicky na adrese support@intelligentwebs.com. Dále máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domníváte, že došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.

VIII. Podmínky zabezpečení osobních údajů

  1. Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití, pozměnění, zničení nebo neoprávněnému zpřístupnění.
  2. Opatření jsou volena podle povahy konkrétní služby, rozsahu zpracování a rizika pro práva subjektů údajů. Mohou zahrnovat zejména řízení přístupových oprávnění, zásadu nejmenších oprávnění, oddělení vývojového a produkčního prostředí, šifrovaný přenos dat, zabezpečené ukládání přístupů, zálohování, logování, pravidelné aktualizace, omezení přístupu k produkčním datům, mlčenlivost pověřených osob a kontrolu zapojených subdodavatelů.
  3. Klientská data, přístupy, exporty databází, zálohy, technické konfigurace a projektová dokumentace jsou zpřístupňovány pouze osobám, které je potřebují pro splnění konkrétního úkolu. Tam, kde je to možné a účelné, se pro vývoj a testování používají anonymizovaná, pseudonymizovaná nebo minimalizovaná data.
  4. Pokud dojde k bezpečnostnímu incidentu, správce posoudí jeho rozsah, přijme opatření k omezení dopadů a postupuje podle GDPR, smlouvy s klientem a použitelných právních předpisů.

IX. Závěrečná ustanovení

  1. Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou zveřejněny na webových stránkách správce a mohou být průběžně aktualizovány podle změn poskytovaných služeb, právních předpisů nebo používaných technologií.
  2. Aktuální znění je účinné od 01.01.2026.